Кризис и карантин, связанные с вирусом COVID-19, влекут за собой изменение подхода ко всем рабочим процессам, в том числе и к управлению человеческими ресурсами. Предприниматели и HR-менеджеры вынуждены искать пути, с помощью которых можно будет обезопасить сотрудников от заражения, но не прекращать деятельность интернет-магазина. Оптимальным решением станет перевод персонала на удаленную работу. Нижеприведенный пакет рекомендаций поможет выполнить эту процедуру быстро, безболезненно, правильно.
Зачем переводить персонал на удаленную работу?
Вирус COVID-19 очень заразный. Носитель может заражать окружающих людей задолго до появления первых симптомов. Предупредить распространение вируса помогают средства индивидуальной защиты, однако намного безопаснее выполнять трудовые обязанности из дома. Нельзя забывать о вопросах комфорта, ведь из-за недоступности общественного транспорта многие специалисты просто не могут добираться до рабочего места каждый день. Поэтому удаленка становится палочкой-выручалочкой для владельца интернет-магазина и персонала.
Каких сотрудников можно перевести на дистанционную работу, а каких – нельзя?
Предварительно предприниматель и менеджер по кадрам должны провести мозговой штурм, выбрав специалистов, которые могут работать удаленно. В эту группу входит персонал, имеющий возможность выполнять свои обязанности из дома, но без ущерба для качества и продуктивности:
- онлайн-консультанты;
- менеджеры по работе с клиентами, заказами и закупкам, категорийные, другие;
- сотрудники, осуществляющие поддержку работоспособности, наполнение сайта: программисты, веб-дизайнеры, контент-менеджеры, другие;
- бухгалтер;
- маркетологи, SMM-специалисты.
Все зависит от наполненности штата и задач, которые необходимо решать. На удаленку невозможно перевести курьеров, водителей, кладовщиков, грузчиков – специалистов, должности которых требуют личного присутствия на рабочем месте. Для этой группы персонала нужно внедрить гибкий график, способы доставки до офиса (склада) и домой. Нужно будет обеспечить всех средствами индивидуальной защиты в соответствии с правилами карантина.
Несколько слов о неоплачиваемых отпусках
В условиях кризиса многие интернет-магазины сталкиваются с дефицитом заказов, поэтому не могут позволить себе выплачивать заработную плату всему персоналу. В этом случае целесообразно отправить часть специалистов в отпуск за свой счет, который может быть оформлен только по обоюдному согласию двух сторон – сотрудника и работодателя.
В стандартных ситуациях срок неоплачиваемого отпуска составляет 15 дней в году, на увеличение периода могут претендовать отдельные категории граждан, например, лица, которые осуществляют уход за ребенком в возрасте до 14 лет. В нынешних условиях работодатель может предоставлять этот вид отпуска на весь период карантина, стандартные 15 календарных дней в него включены не будут. Также сотрудник может использовать основной оплачиваемый отпуск, если это будет удобно для обеих сторон. До оформления отпусков рекомендуется получить консультацию юриста или экономиста, провести разговор с персоналом, изучить Постановление КМУ № 211 от 11.03.20 года.
Как перевести персонал на удаленную работу в период кризиса и карантина?
Если еще пару месяцев назад сотрудники неохотно уходили в неоплачиваемые отпуска и на дистанционную работу, то сейчас ситуация кардинально изменилась. События, происходящие в мире и на кадровом рынке в частности, пугают людей. Многие боятся потерять доход и заразиться вирусом, поэтому удаленный формат становится лучшим решением.
После составления списка специалистов, которые уйдут в неоплачиваемый отпуск, будут выполнять обязанности дистанционно или продолжат работу без изменений, необходимо провести совещание (можно создать видеоконференцию). С персоналом нужно общаться, что позволит:
- избежать конфликтных ситуаций;
- предупредить непонимание;
- сохранить рабочие места;
- поддерживать жизнеспособность бизнеса;
- внести спокойствие и определенную долю уверенности, которые так важны для всех в условиях сложившейся ситуации;
- правильно распределить обязанности и финансовые потоки, необходимые для выплат заработных плат, премий;
- управлять человеческими ресурсами в период кризиса.
Сотрудникам, переведенным на удаленку, стоит рассказать об их правах:
- сохранение заработной платы;
- возможность взять оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск, а также больничный лист;
- сохранение текущих должностных обязанностей. Увеличение или уменьшение нагрузки обсуждается в индивидуальном порядке.
Необходимо акцентировать внимание на том, что за удаленными сотрудниками сохраняются все социальные гарантии. Меняется только формат ведения деятельности. О переходе на дистанционную работу коллектив или отдельных специалистов нужно уведомлять за 2 месяца, о чем гласит Кодекс законов о труде Украины (статья 32). Безусловно, в текущей ситуации это правило соблюдать невозможно. Но есть лазейка: если инициатором удаленного формата является сотрудник, то ждать 2 месяца не нужно. Рассмотрим механизм перевода на удаленку по этой схеме:
- сотрудник составляет заявление (форму можно скачать в интернете или написать от руки). В заявлении необходимо указать, что выполнение обязанностей будет осуществляться из дома, который базируется по такому-то адресу. Основа для заявления – Постановление КМУ № 211 от 11.03.20 года;
- работодатель, получив заявление, готовит приказ о переводе на дистанционку, определив рабочее место по адресу, указанному заявителем. Если заявлений много, то можно сформировать общий приказ.
После выпуска и визирования приказа специалисты, написавшие заявления, могут работать удаленно. На составление заявлений и приказа тратится 10-15 минут, после выхода из карантина процедуру придется повторить в аналогичном порядке, что позволит вернуться к стандартному режиму.
До перевода на удаленку работодатель должен узнать о том, обеспечен ли специалист быстрым интернетом, персональным компьютером, телефоном. Некоторые предприниматели разрешают персоналу использовать рабочие гаджеты, особенно если речь идет о телефонах и ноутбуках, которые можно взять домой при условии бережного обращения.
Организация рабочих процессов для удаленных сотрудников
Перевод на дистанционный формат прошел успешно, настало время заняться организацией работы. Выполнение обязанностей из дома вносит в процесс легкие оттенки неформальности, поэтому в первые 3-5 дней персоналу будет сложно сосредоточиться. Избежать срывов сроков и халатного отношения поможет контроль, максимальная коммуникация. На первых порах необходимо выстраивать цепочки из задач: если один сотрудник не выполнит свой объем, то его будут торопить и контролировать коллеги. Рассмотрим другие инструменты, которые можно применять для планирования, отчетности и соблюдения трудовой дисциплины.
Тайм-трекеры
Тайм-трекер – один из самых жестких методов контроля, заключающийся в использовании специального софта. Он учитывает время, которое человек провел на том или ином сайте, отслеживает использование программ, движение мыши, а также может периодически делать фото или видео, запуская веб-камеру. Плюс софта заключается в том, что он позволяет рассчитывать рабочее время, контролировать выполнение поставленных задач, не дает сотрудникам расслабиться.
Программы реализуются на платной основе, чаще всего тарификация производится с учетом количества подключенного персонала. Такие меры могут использовать крупные корпорации, а для небольших или средних интернет-магазинов траты могут быть неподъемными. Еще один минус заключается в том, что тотальный контроль вызывает у персонала легкую панику и непонимание, а работа в состоянии стресса никогда не будет продуктивной.
Пример работы тайм-трекера
Видеоконференции, чаты
Видеоконференции – это более простой и понятный способ коммуникации, который можно использовать бесплатно. Короткие совещания можно проводить один или несколько раз в день, если в этом возникает потребность. Еще одно хорошее решение – рабочий чат, в котором можно быстро делиться полезной информацией, обмениваться данными, решать другие деловые вопросы. Для коммуникации можно использовать следующие программы:
- Skype;
- Viber;
- WhatsApp;
- Google Hangouts.
Для обмена данными можно применять Google Docs, Sheets и Диск, которые обеспечивают определенную долю безопасности, позволяют работать с файлами с любых устройств. Если необходимо больше возможностей, то можно приобрести корпоративный пакет.
Skype-совещание
Безопасность
Удаленная команда должна применять безопасные пароли, сервисы. Для рабочих вопросов необходимо использовать домашний интернет, стараясь отказаться от подключения к публичным сетям.
Как еще можно отслеживать эффективность работы сотрудников?
Удаленные специалисты должны использовать методы самодисциплины, различные планировщики задач, инструменты для тайминга. В интернет-магазине работа кипит каждый день, ведь нужно закупать товары, общаться с клиентами, выполнять отгрузки – контролировать эти процессы несложно. Можно использовать следующие инструменты:
- обязательное составление ежедневных или еженедельных отчетов о проделанной работе;
- коммуникация с клиентами и поставщиками, позволяющая оценить качество выполнения задач: скорость ответа на звонок или сообщение, оказание помощи при выборе, темпы обработки заявок, другие;
- оценка общей атмосферы в удаленном коллективе. Если кто-то начнет игнорировать свои обязанности, то рабочая цепочка разорвется, о чем владелец интернет-магазина узнает сразу же.
Руководитель и специалист по кадрам должны инициировать соблюдение режима дня в рабочее время. Именно они подают правильный пример, который возьмет на заметку удаленный персонал.
В заключение
Владелец интернет-магазина может в сжатые сроки перевести персонал на удаленку, что позволит остановить распространение COVID-19. Формат работы нужно оговаривать с каждым специалистом в индивидуальном порядке, чтобы избежать обид, конфликтов, жалоб в контролирующие органы.
Можно столкнуться с определенными сложностями при организации дистанционной работы, ведь ошибки приведут к срывам сроков, недовольству клиентов, снижению продаж. Необходимо использовать доступные инструменты, которые помогут наладить контроль, избежать психологической нагрузки и давления. Оптимальным решением станут закрытые чаты, видеоконференции, сбор данных и мнений во время общения с клиентами. Стоит сказать о том, что удаленный формат поможет взглянуть на сотрудников с другой стороны, даст возможность выявить самых продуктивных и тех, кто работает неудовлетворительно. Возможно, такие наблюдения повлекут за собой масштабные изменения в кадровом составе интернет-магазина.
