Мотивация, поддержка и контроль сотрудников интернет-магазина, работающих удаленно

В течение последних месяцев эпидемиологическая обстановка постепенно ухудшается, поэтому бизнес вынужден переводить сотрудников на удаленную работу. Однако сотрудники, работающие дома, нуждаются не только в задачах, но и в мотивации, поддержке, контроле. О том, как сплотить, поддержать и организовать персонал на удаленке, мы расскажем прямо сейчас.

Почему необходимо мотивировать и контролировать персонал, работающий удаленно?

Опрос, проведенный в середине октября 2020 года под эгидой Blind, показал, что более 68% специалистов, работающих в компаниях Кремниевой долины, испытывают усталость и стресс от удаленки. Сотрудники интернет-магазина могут столкнуться с аналогичной проблемой, испытывая разные эмоции и переживания:

• страх, связанный с потерей работы;
• финансовые проблемы, вызванные сокращением количества рабочего времени;
• депрессия, отсутствие мотивации и потеря дисциплины;
• дезориентированность и снижение концентрации внимания, вызванное неудобным или непривычным рабочим местом. Если в офисе сотрудники имели все необходимое под рукой, то дома выполнять поставленные задачи будет сложнее из-за шумных соседей, постоянного присутствия родственников и детей, недостатка оснащения.

В связи с этим персонал нуждается в хорошей мотивации, а также помощи при планировании рабочего времени.

Как контролировать сотрудников, работающих удаленно?

После начала пандемии и перехода на удаленную работу популярность приобрели тайм-трекеры – программы, позволяющие контролировать эффективность труда дистанционно. Тайм-трекеры – удобное решение для руководителя, однако не для сотрудников. Тревожность последних существенно повышается, поэтому стоит использовать более щадящие методы контроля:

• программы для тайм-менеджмента, которые сотрудники смогут установить на телефоны или планшеты;
• регулярные видеоконференции, в которых может принимать участие не только персонал, но и руководитель;
• организация общих проектов и отчетности, для чего можно использовать потенциал Google Таблицы, Документы и Презентации. С помощью облачных сервисов руководитель сможет проверять объем работ, который каждый сотрудник выполнил в течение дня;
• внедрение системы разработки задач и контроля результатов;
• постоянная отчетность – от одного раза в день до нескольких раз в неделю, что зависит от характера работы;
• стимулирование коммуникации между персоналом, делегирование задач для коллективного выполнения;
• анализ эффективности каждого члена коллектива.

Закон тайм-менеджмента

Отправляя сотрудников на удаленку, работодатель должен позаботиться о предоставлении необходимых ресурсов. Речь идет об оплате мобильной связи, обеспечении канцелярскими принадлежностями – тем, что необходимо для выполнения поставленных задач. Сотрудникам могут понадобиться ноутбуки или оргтехника – эти вопросы решаются в индивидуальном порядке, ведь работодатель должен разработать условия, защищающие его от порчи имущества. Нижеприведенные рекомендации помогут мотивировать, поддерживать и организовывать персонал, а также сохранять баланс между дружелюбной атмосферой и дисциплиной.

Способы мотивирования и поддержки персонала на удаленке

Коммуникация

Во время работы в условиях дома происходит ослабление социальных контактов, поэтому необходимо инициировать общение между сотрудниками интернет-магазина. Они могут общаться по телефону, но большую пользу принесет проведение видеоконференций. Живое общение повысит эффективность труда, а также обеспечит следующие результаты:

• повышение производительности персонала;
• укрепление корпоративного единства;
• достижение понимания между участниками конференции, что обусловлено визуальным контактом;
• быстрое обсуждение всех текущих вопросов, что позволит сэкономить время;
• проверка результатов и сверка данных, ведь сотрудники могут предоставить документы, графики и прочую отчетную информацию.

Для организации и проведения видеоконференций можно использовать Skype, Google Meet, Zoom и другой софт. Длительность видеоконференции определяется исходя из объема задач, однако оптимальный срок – 20-30 минут. Руководителю стоит подготовить короткий сценарий, в который будут включены основные вопросы, в противном случае неловких пауз не избежать.

Хорошим решением станет создание приветственных сообщений, которые владелец интернет-магазина будет отправлять в общий чат. Они позволят разрядить обстановку и продемонстрируют вовлеченность. Руководитель должен относиться к персоналу внимательно: быстрый ответ на вопросы, уточнения, предоставление необходимой информации. Поддержка со стороны работодателя является отличным мотивационным фактором.

Видеоконференция в Google Meet 

Четкое распределение обязанностей

Организация работы удаленного коллектива заключается в построении четкой иерархии. Она предупреждает конфликтные ситуации, а также помогает контролировать выполнение поставленных задач. Владелец интернет-магазина не сможет постоянно отслеживать деятельность каждого сотрудника, поэтому целесообразно разделить коллектив на группы и назначить руководителя для каждой из них. Еще один вариант – наем стороннего менеджера, который будет заниматься взаимодействием и управлением персоналом.

Каждый сотрудник должен понимать, что удаленная работа – это не каникулы. Для предупреждения халатного отношения к работе, жалоб клиентов и срыва сроков стоит внедрить следующие стратегические решения:

• ежедневная выдача задач с обязательным вечерним отчетом;
• установление фиксированного дедлайна;
• обязательный разбор жалоб, поступающих от клиентов.

Распределение обязанностей является важным элементом мотивации, ведь каждый сотрудник будет знать, что, когда и как ему необходимо выполнять. Он начнет составлять график рабочего дня, который обеспечит высокий уровень дисциплинированности и вовлеченности.

Владелец интернет-магазина должен помнить о том, что информация лучше усваивается в первой половине дня – это время является оптимальным для постановки задач. Нужно стараться отправлять задания в одно и то же время, желательно одним файлом. Такой подход повысит концентрацию внимания, ведь персоналу не придется отвлекаться на входящие звонки и сообщения.

Координация рабочего процесса в Trello 

Личное время

Руководитель и персонал не должны забывать о времени. Если в офисе сотрудники работали с 9.00 до 18.00, то не стоит нарушать их личное пространство в новых условиях. Текущие вопросы должны решаться только в рабочее время, в противном случае невозможно будет избежать эмоционального перенапряжения и стрессов. Исключение – форс-мажоры, требующие немедленного вмешательства штатных специалистов.

Владелец интернет-магазина должен предоставлять персоналу время на обед и короткий отдых, ведь дома люди работают не менее интенсивно, чем в офисе. Особенно это правило актуально для специалистов, которые заняты приемом звонком и обработкой входящих сообщений.

Материальная и нематериальная мотивация

Если один менеджер обработал в течение дня 40 звонков и 50 заявок, а второй – на 50% меньше, то первого необходимо поощрить. Использование элементов финансовой мотивации обеспечит хороший результат, ведь персонал будет работать более эффективно, желая получить премию или надбавку. В основу стратегии финансовой мотивации ложатся следующие данные:

• фактический объем выполненной работы в течение отчетного периода;
• качество, ведь сотрудник может работать быстро, но допускать грубые ошибки;
• количество положительных отзывов о деятельности того или иного специалиста;
• вовлеченность в рабочий процесс: участие в видеоконференциях, инициативность, коммуникация с коллегами, иное.

Выбор лучшей финансовой мотивационной модели зависит от текущего положения бизнеса. Можно ввести систему сдельной оплаты, при которой персонал будет получать оклад, равноценный объему выполненной работы. Такая стратегия необходима в случае, если коллектив воспринимает удаленную работу несерьезно и пренебрегает обязанностями. Сдельная оплата даст понять, что владелец интернет-магазина готов платить за результат, а не за присутствие.

Если финансовую мотивацию пока невозможно внедрить, то стоит использовать другие методы поощрения: выбор лидеров недели, определение самого продуктивного или вежливого сотрудника, иные. Выделите успехи каждого, чтобы избежать зависти и нездоровой конкуренции. Можно создать виртуальную шкалу достижений или онлайн-версию доски почета – выбор мотивационных решений широкий.

Обучение

В обязанности сотрудников интернет-магазина не входит работа со сложным софтом, поэтому им потребуется время на обучение. Если некоторые сотрудники не умеют работать с вышеперечисленными программами, то стоит предпринять следующие меры:

• запись обучающего видео, которое поможет персоналу разобраться во всех нюансах нового софта;
• использование метода наставничества, при котором один сотрудник будет обучать другого удаленно;
• предоставление обучающих материалов из открытых источников: видеохостинги, сайты разработчиков, иные.

Можно создать отдельный групповой чат, в котором персонал будет задавать вопросы и делиться полезной информацией. Чаты создаются в Viber, WhatsApp, Skype – приложениях и программах, которые можно использовать как на мобильном устройстве, так и на стационарном компьютере. Чаты должны быть разделены: обсуждение рабочих вопросов, консультации по использованию софта, свободное общение между членами трудового коллектива. Разделение позволит избежать путаницы, при которой деловые задачи затеряются среди смайликов и неформальных сообщений.

3 ошибки в мотивации персонала, которых стоит избегать

1. Контроль. Ежеминутные звонки, требование всегда быть на связи, сообщения в нерабочее время, большое количество несогласованных задач – все это способно вывести из себя самого спокойного сотрудника. Лучше отказаться от таких мер, выбрав более демократичный стиль руководства.
2. Отказ от обеспечения. Сотрудники работают удаленно, но это не означает, что они должны заниматься самообеспечением. Бумага, ручки, блокноты, мобильная связь для общения с клиентами и многое другое – это ответственность работодателя.
3. Неправильная система поощрений и наказаний. Хвалить персонал можно при всех, а вот ругать или высказывать замечания – только во время личного разговора или переписки.

В заключение

Мотивация, поддержка и контроль идут рука об руку, если рассматривать их в контексте удаленного офиса. Владельцу интернет-магазина необходимо найти золотую середину между строгостью, мотивационными факторами и поощрениями за хорошо выполненную работу. Необходимо проявлять гибкость, укреплять деловые отношения между членами рабочего коллектива, искать компромиссы и руководствоваться принципами взаимовыручки. Должна присутствовать коммуникация, но в умеренном количестве, иначе сотрудники будут относиться к ней негативно, у них появится ощущение чрезмерного контроля. Если организовать удаленный офис самостоятельно не получается, то целесообразно получить консультацию опытного HR-менеджера.