В течение последних месяцев эпидемиологическая обстановка постепенно ухудшается, поэтому бизнес вынужден переводить сотрудников на удаленную работу. Однако сотрудники, работающие дома, нуждаются не только в задачах, но и в мотивации, поддержке, контроле. О том, как сплотить, поддержать и организовать персонал на удаленке, мы расскажем прямо сейчас.
Почему необходимо мотивировать и контролировать персонал, работающий удаленно?
Опрос, проведенный в середине октября 2020 года под эгидой Blind, показал, что более 68% специалистов, работающих в компаниях Кремниевой долины, испытывают усталость и стресс от удаленки. Сотрудники интернет-магазина могут столкнуться с аналогичной проблемой, испытывая разные эмоции и переживания:
- страх, связанный с потерей работы;
- финансовые проблемы, вызванные сокращением количества рабочего времени;
- депрессия, отсутствие мотивации и потеря дисциплины;
- дезориентированность и снижение концентрации внимания, вызванное неудобным или непривычным рабочим местом. Если в офисе сотрудники имели все необходимое под рукой, то дома выполнять поставленные задачи будет сложнее из-за шумных соседей, постоянного присутствия родственников и детей, недостатка оснащения.
В связи с этим персонал нуждается в хорошей мотивации, а также помощи при планировании рабочего времени.
Как контролировать сотрудников, работающих удаленно?
После начала пандемии и перехода на удаленную работу популярность приобрели тайм-трекеры – программы, позволяющие контролировать эффективность труда дистанционно. Тайм-трекеры – удобное решение для руководителя, однако не для сотрудников. Тревожность последних существенно повышается, поэтому стоит использовать более щадящие методы контроля:
- программы для тайм-менеджмента, которые сотрудники смогут установить на телефоны или планшеты;
- регулярные видеоконференции, в которых может принимать участие не только персонал, но и руководитель;
- организация общих проектов и отчетности, для чего можно использовать потенциал Google Таблицы, Документы и Презентации. С помощью облачных сервисов руководитель сможет проверять объем работ, который каждый сотрудник выполнил в течение дня;
- внедрение системы разработки задач и контроля результатов;
- постоянная отчетность – от одного раза в день до нескольких раз в неделю, что зависит от характера работы;
- стимулирование коммуникации между персоналом, делегирование задач для коллективного выполнения;
- анализ эффективности каждого члена коллектива.
Закон тайм-менеджмента
Отправляя сотрудников на удаленку, работодатель должен позаботиться о предоставлении необходимых ресурсов. Речь идет об оплате мобильной связи, обеспечении канцелярскими принадлежностями – тем, что необходимо для выполнения поставленных задач. Сотрудникам могут понадобиться ноутбуки или оргтехника – эти вопросы решаются в индивидуальном порядке, ведь работодатель должен разработать условия, защищающие его от порчи имущества. Нижеприведенные рекомендации помогут мотивировать, поддерживать и организовывать персонал, а также сохранять баланс между дружелюбной атмосферой и дисциплиной.
Способы мотивирования и поддержки персонала на удаленке
Коммуникация
Во время работы в условиях дома происходит ослабление социальных контактов, поэтому необходимо инициировать общение между сотрудниками интернет-магазина. Они могут общаться по телефону, но большую пользу принесет проведение видеоконференций. Живое общение повысит эффективность труда, а также обеспечит следующие результаты:
- повышение производительности персонала;
- укрепление корпоративного единства;
- достижение понимания между участниками конференции, что обусловлено визуальным контактом;
- быстрое обсуждение всех текущих вопросов, что позволит сэкономить время;
- проверка результатов и сверка данных, ведь сотрудники могут предоставить документы, графики и прочую отчетную информацию.
Для организации и проведения видеоконференций можно использовать Skype, Google Meet, Zoom и другой софт. Длительность видеоконференции определяется исходя из объема задач, однако оптимальный срок – 20-30 минут. Руководителю стоит подготовить короткий сценарий, в который будут включены основные вопросы, в противном случае неловких пауз не избежать.
Хорошим решением станет создание приветственных сообщений, которые владелец интернет-магазина будет отправлять в общий чат. Они позволят разрядить обстановку и продемонстрируют вовлеченность. Руководитель должен относиться к персоналу внимательно: быстрый ответ на вопросы, уточнения, предоставление необходимой информации. Поддержка со стороны работодателя является отличным мотивационным фактором.
Видеоконференция в Google Meet
Четкое распределение обязанностей
Организация работы удаленного коллектива заключается в построении четкой иерархии. Она предупреждает конфликтные ситуации, а также помогает контролировать выполнение поставленных задач. Владелец интернет-магазина не сможет постоянно отслеживать деятельность каждого сотрудника, поэтому целесообразно разделить коллектив на группы и назначить руководителя для каждой из них. Еще один вариант – наем стороннего менеджера, который будет заниматься взаимодействием и управлением персоналом.
Каждый сотрудник должен понимать, что удаленная работа – это не каникулы. Для предупреждения халатного отношения к работе, жалоб клиентов и срыва сроков стоит внедрить следующие стратегические решения:
- ежедневная выдача задач с обязательным вечерним отчетом;
- установление фиксированного дедлайна;
- обязательный разбор жалоб, поступающих от клиентов.
Распределение обязанностей является важным элементом мотивации, ведь каждый сотрудник будет знать, что, когда и как ему необходимо выполнять. Он начнет составлять график рабочего дня, который обеспечит высокий уровень дисциплинированности и вовлеченности.
Владелец интернет-магазина должен помнить о том, что информация лучше усваивается в первой половине дня – это время является оптимальным для постановки задач. Нужно стараться отправлять задания в одно и то же время, желательно одним файлом. Такой подход повысит концентрацию внимания, ведь персоналу не придется отвлекаться на входящие звонки и сообщения.
Координация рабочего процесса в Trello
Личное время
Руководитель и персонал не должны забывать о времени. Если в офисе сотрудники работали с 9.00 до 18.00, то не стоит нарушать их личное пространство в новых условиях. Текущие вопросы должны решаться только в рабочее время, в противном случае невозможно будет избежать эмоционального перенапряжения и стрессов. Исключение – форс-мажоры, требующие немедленного вмешательства штатных специалистов.
Владелец интернет-магазина должен предоставлять персоналу время на обед и короткий отдых, ведь дома люди работают не менее интенсивно, чем в офисе. Особенно это правило актуально для специалистов, которые заняты приемом звонком и обработкой входящих сообщений.
Материальная и нематериальная мотивация
Если один менеджер обработал в течение дня 40 звонков и 50 заявок, а второй – на 50% меньше, то первого необходимо поощрить. Использование элементов финансовой мотивации обеспечит хороший результат, ведь персонал будет работать более эффективно, желая получить премию или надбавку. В основу стратегии финансовой мотивации ложатся следующие данные:
- фактический объем выполненной работы в течение отчетного периода;
- качество, ведь сотрудник может работать быстро, но допускать грубые ошибки;
- количество положительных отзывов о деятельности того или иного специалиста;
- вовлеченность в рабочий процесс: участие в видеоконференциях, инициативность, коммуникация с коллегами, иное.
Выбор лучшей финансовой мотивационной модели зависит от текущего положения бизнеса. Можно ввести систему сдельной оплаты, при которой персонал будет получать оклад, равноценный объему выполненной работы. Такая стратегия необходима в случае, если коллектив воспринимает удаленную работу несерьезно и пренебрегает обязанностями. Сдельная оплата даст понять, что владелец интернет-магазина готов платить за результат, а не за присутствие.
Если финансовую мотивацию пока невозможно внедрить, то стоит использовать другие методы поощрения: выбор лидеров недели, определение самого продуктивного или вежливого сотрудника, иные. Выделите успехи каждого, чтобы избежать зависти и нездоровой конкуренции. Можно создать виртуальную шкалу достижений или онлайн-версию доски почета – выбор мотивационных решений широкий.
Обучение
В обязанности сотрудников интернет-магазина не входит работа со сложным софтом, поэтому им потребуется время на обучение. Если некоторые сотрудники не умеют работать с вышеперечисленными программами, то стоит предпринять следующие меры:
- запись обучающего видео, которое поможет персоналу разобраться во всех нюансах нового софта;
- использование метода наставничества, при котором один сотрудник будет обучать другого удаленно;
- предоставление обучающих материалов из открытых источников: видеохостинги, сайты разработчиков, иные.
Можно создать отдельный групповой чат, в котором персонал будет задавать вопросы и делиться полезной информацией. Чаты создаются в Viber, WhatsApp, Skype – приложениях и программах, которые можно использовать как на мобильном устройстве, так и на стационарном компьютере. Чаты должны быть разделены: обсуждение рабочих вопросов, консультации по использованию софта, свободное общение между членами трудового коллектива. Разделение позволит избежать путаницы, при которой деловые задачи затеряются среди смайликов и неформальных сообщений.
3 ошибки в мотивации персонала, которых стоит избегать
- Контроль. Ежеминутные звонки, требование всегда быть на связи, сообщения в нерабочее время, большое количество несогласованных задач – все это способно вывести из себя самого спокойного сотрудника. Лучше отказаться от таких мер, выбрав более демократичный стиль руководства.
- Отказ от обеспечения. Сотрудники работают удаленно, но это не означает, что они должны заниматься самообеспечением. Бумага, ручки, блокноты, мобильная связь для общения с клиентами и многое другое – это ответственность работодателя.
- Неправильная система поощрений и наказаний. Хвалить персонал можно при всех, а вот ругать или высказывать замечания – только во время личного разговора или переписки.
В заключение
Мотивация, поддержка и контроль идут рука об руку, если рассматривать их в контексте удаленного офиса. Владельцу интернет-магазина необходимо найти золотую середину между строгостью, мотивационными факторами и поощрениями за хорошо выполненную работу. Необходимо проявлять гибкость, укреплять деловые отношения между членами рабочего коллектива, искать компромиссы и руководствоваться принципами взаимовыручки. Должна присутствовать коммуникация, но в умеренном количестве, иначе сотрудники будут относиться к ней негативно, у них появится ощущение чрезмерного контроля. Если организовать удаленный офис самостоятельно не получается, то целесообразно получить консультацию опытного HR-менеджера.