Польза и вред многозадачности в работе интернет-магазина - памятка для предпринимателей

Стремительный ритм современной жизни сделал феномен многозадачности частым и привычным явлением в обществе. Того требуют развивающиеся технологии, социальные изменения. В попытках во всем преуспеть, мы постоянно стараемся охватить несколько задач одновременно, убивая одним выстрелом множество зайцев. Это касается организации быта, рабочего процесса, любых повседневных забот. Эффективен ли такой подход в конечном итоге и стоит ли использовать его в бизнесе?

Многозадачность: понятие и суть феномена

Согласно общепринятым понятиям, многозадачность – способность к параллельному выполнению нескольких дел или процессов. В действительности этим уникальным даром обладают менее 10% людей. Мозг истинных многозадачников обрабатывает различные сигналы с невероятной точностью, эффективно справляясь с несколькими задачами за весьма короткий срок.

Остальные склонны к «ложной многозадачности», проявляющейся в следующих симптомах:

• ухудшение качества работы;
• частые ошибки;
• подверженность влиянию посторонних мыслей, отвлекающих факторов;
• снижение концентрации внимания;
• проблемы с самоорганизацией, отсеиванием ненужной информации;
• неспособность к творческому мышлению;
• повышенная тревожность, депрессия;
• путаница в мыслях, забывчивость.

Цитата из книги «Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все»
Дэйва Креншоу

Периодически с режимом мультизадачности сталкивается каждый. Явление распространено среди офисных работников. В коммерческой компании универсальный сотрудник может:

• отвечать на звонки;
• общаться с клиентами в чате;
• проверять электронную почту;
• обсуждать важные проекты;
• готовить текущие отчеты;
• писать тексты.

В ситуации, предусматривающей постоянное переключение между задачами, обойтись без потерь практически невозможно. Некоторые эксперты называют настоящей многозадачностью умение сосредотачиваться на одной цели на протяжении заданного временного отрезка и в установленный момент переключаться на другую, целиком погружаясь в следующую задачу.

Мифы и правда о многозадачности с точки зрения специалистов

«Умение работать в мультизадачном режиме» – подобное требование нередко встречается в перечне условий приема на престижную должность. Особенно в сфере продаж и маркетинга. Подыскивая персонал, владельцы интернет-магазинов мечтают заполучить в штат «супергероев», способных выполнять кучу заданий параллельно.

Для примера возьмем объявление по вакансии в PR-сфере, размещенное в открытых источниках. Компания ищет претендентов с навыками:

• интернет-маркетолога;
• дизайнера-верстальщика;
• интернет-аналитика;
• журналиста;
• копирайтера.

На первый взгляд, эффективно и экономно: несколько таких умельцев заменят десятки кадров. Однако на практике положительный эффект достигается в краткосрочной перспективе. В долгосрочной – решение скорее проигрышное.

В большей степени способность мозга мгновенно переключаться между заданиями является мифом. По мнению специалистов, феномен реален в двух случаях:

1. Одно или большее количество дел из «параллельного» списка естественны, когда человек досконально владеет нужными навыками и не задумывается об их выполнении.
2. В решении поставленных задач участвуют разные мозговые процессы.

При решении определенной проблемы психическая активность сосредотачивается на процессе. Увеличивающаяся степень сложности задачи повышает напряжение и интенсивность внимания. Для параллельного выполнения двух дел следует довести одно из них до автоматизма.

Зависимость качества выполнения дел от их количества

Типичный пример – водители, ведущие беседы за рулем. Вождение – подсознательный, автоматизированный процесс, разговор – осознанный. Однако совмещение дел в данном примере приводит к рассеиванию внимания и повышает риск аварии.

Концентрируясь на чем-либо, мы сосредотачиваемся на поиске решения проблемы, откладывая в сторону неважные детали. Тип мышления «многостаночников» отличается дефрагментированным, рассредоточенным характером. Стремясь соответствовать высоким ожиданиям и показывать результат по нескольким направлениям, мозг меняет структуру. На переключение тратится уйма времени, энергии. Постоянные перегрузки вызывают хроническое чувство усталости, ухудшение эмоционального интеллекта.

Ученые утверждают: мозг не способен осилить одновременно более 2-х задач. Факт доказан исследованием, проведенным в парижском институте INSERM. Выполняя 2 задачи, человек задействует 2 лобные доли мозга. При умеренной нагрузке «раздвоение» позволяет успешно решить проблему.

В случае постановки чрезмерного количества дополнительных задач:

• снижается и быстро исчерпывается внимание;
• мозг не обрабатывает поступающую информацию в полном объеме;
• падает производительность, эффективность мышления;
• значительно ухудшается стрессоустойчивость.

Чтение статьи, понимание смысла написанного, формирование зрительных образов – в фоновом режиме мозг параллельно выполняет сотни действий. Но на передний план выносится одно.

Подбирая персонал для интернет-магазина, следует учитывать: не существует многофункциональных специалистов, компетентных во всех сферах. У сотрудника бывает максимум 2-3 сильных стороны. Именно их нужно задействовать на пользу бизнеса.

Таблица: влияние параллельных проектов на качество выполнения задач

Насколько продуктивна многозадачность для интернет-магазина

В научной среде ведутся постоянные споры о пользе и вреде частого переключения между процессами. Рассмотрим плюсы и минусы многозадачного режима в контексте интернет-магазина.

Основные преимущества подхода:

• относительно быстрое сокращение задач, поставленных на повестке дня;
• оперативное реагирование в непредвиденных, форс-мажорных обстоятельствах;
• тренировка способностей мозга;
• молниеносное погружение в ключевые детали проблемы.

Недостатки мультизадачного режима:

• неспособность управлять вниманием. С целью уменьшения нагрузки мозг склонен игнорировать сигналы, не относящиеся непосредственно к проблеме. В многозадачном режиме мозгу сложно определить степень важности информации. Путаница приводит к потере сосредоточенности;
• падение продуктивности. Обычно переключение между процессами занимает доли секунды, в течение которых необходимо вспомнить алгоритм, цель предстоящих действий. Накапливающаяся усталость замедляет реакцию мозга. Постоянно увеличивающийся момент простоя существенно сказывается на скорости работы. Невозможность сконцентрироваться на зоне конкретной задачи снижает продуктивность на 40%;
• высокая вероятность ошибок. Расходы на переключение вызывают забывчивость, рассеянность, сотрудник допускает неточности в работе, не заканчивает начатое;
• сложности с разработкой системы мотивации для коллектива. В режиме многозадачности часто отсутствуют необходимые стимулы. Для узкоспециализированных работников легче определять приоритетные показатели эффективности. Четкое распределение функций упрощает процедуру поощрения за качественный результат.

Отрицательные аспекты многозадачности

Перечисленные побочные эффекты мешают успешности бизнеса. Исключить влияние недостатков мультизадачного режима помогает эффективное планирование. Вместо параллельной многозадачности в деятельности фирмы лучше использовать серийную, предполагающую не разделение, а чередование внимания (на умеренном количестве дел). Возлагая на сотрудников неоправданно большие объемы работ и абсолютно разносторонние функции, руководитель рискует разрушить бизнес. Такова цена многозадачности.

Как повысить продуктивность работы и справиться с многозадачностью

В рутинных делах осилить мультизадачность сравнительно легко. «Естественные» процессы достаточно быстро становятся привычкой и выполняются на подсознательном уровне. В бизнес сфере необходима значительная вовлеченность и концентрация: мозг испытывает недостаток ресурсов для одновременного качественного выполнения нескольких функций.

В условиях мультизадачности владельцу фирмы стоит принимать особые меры, направленные на сохранение продуктивности и организованности рабочего процесса.

Разбивайте задачи на отдельные части

Любую крупную цель следует разбивать на составные части, четко прорисовывая начальный и конечный пункты. Мелкие подзадачи легче контролировать. Применяйте технику «Помидоро», предусматривающую разделение процесса на несколько подходов по 25 минут с небольшими 5-минутными перерывами. Привлечение таймера помогает чередовать активные процессы с отдыхом, что способствует резкому скачку продуктивности.

Описание техники «Помидоро»

Детально расписывайте день

В начале рабочего дня или накануне вечером необходимо создавать мини-план, подробно описывающий текущие поручения. Желательно распределять их в соответствующей иерархии по степени важности. На планерках руководители часто демонстрируют сотрудникам наглядные карты-планы.

Создавайте списки дел

Каждому члену коллектива рекомендуется вести персональный список дел в бумажном/электронном блокноте или приложении. В процессе работы нужно регулярно сверяться со списком, отмечать выполненные пункты. Выстраивайте задачи в порядке приоритетности, делая список максимально полным. Первоочередно выполняются наиболее значимые, срочные задания. Не забывайте регулярно обновлять записи. Не упустить важное помогут напоминания в телефоне.

Минимизируйте отвлекающие факторы

Для качественного выполнения текущей цели необходима максимальная концентрация. Просмотр ТВ, интернет-серфинг, еда в рабочие часы, болтовня с коллегами на отвлеченные темы – данные факторы необходимо минимизировать. Избегайте ловушек, препятствующих фокусированию на главной рабочей цели.

Убийцы времени: внешние помехи

Оптимизируйте рабочие места

Рабочее пространство следует очистить от ненужных, посторонних вещей. Также необходимо обеспечить комфортные и безопасные условия труда, учитывая вид деятельности и квалификацию конкретного сотрудника.

Мотивируйте

Качество выполняемой работы зависит от достойного оценивания вложенного труда. Загружая сотрудников дополнительными обязанностями, стимулируйте их приятными бонусами, материальным вознаграждением.

Сужайте специализации

Сотрудник должен отвечать за строго ограниченный круг функций. Техническое обслуживание сайта, консультации клиентов в телефонном режиме, написание текстов для рассылки, оформление карточек товаров – следует равномерно распределить обязанности согласно компетенции работников. Для децентрализации функций нужно усовершенствовать состав персонала, сформировать новую модель управления. Четкое разделение труда позволяет повысить эффективность бизнеса на 30%.

Основные формы разделения труда

Устраивайте тренировки для мозга

Подобно мышцам мозг нуждается в регулярных упражнениях. Для индивидуальных тренировок памяти, внимания и творческого мышления используйте специальные онлайн-программы, приложения. Выполняя предложенные упражнения, можно повышать эффективность механизмов, отвечающих за контроль над когнитивными функциями. Соответственно, это улучшит способность к оперативному выполнению дел и переключению на последующие задачи.

Также стоит практиковаться в однозадачности. Отличное естественное упражнение – проявлять упорство в решении длительной, утомляющей задачи, доводить ее до конца с минимальным количеством перерывов.

В рамках компании полезно устраивать мозговые штурмы – сборы, в ходе которых участники обсуждают определенные проблемы, предлагают разнообразные пути их решения, включая необычные, смелые варианты. Методика служит прекрасным упражнением для мозга, способствует улучшению качества командной работы.

Этапы проведения мозгового штурма

Эффективные приемы для уменьшения нагрузки

Иногда в силу специфики работы компании мультизадачности не избежать. В данной ситуации пригодятся дополнительные приемы, позволяющие снизить нагрузку и оптимизировать деятельность.

Перечислим актуальные решения для руководства и рядовых сотрудников:

1. Планирование. Заранее планируйте рабочие процессы, фиксируя необходимую последовательность действий. Старайтесь переходить к следующей задаче после полного завершения предыдущей.
2. Делегирование. Не успевая справиться с запланированными неотложными заданиями, по возможности перепоручите их свободному сотруднику. Оптимальное распределение ресурсов помогает улучшить результат. Передавая поручение, правильно формулируйте нюансы, уточняйте детали.
3. Концентрация. Максимально сосредотачивайтесь на одном объекте, полностью погружаясь в проблему. Обрабатывайте необходимую для работы информацию последовательно. Систематизируйте работу, выполняйте задачи в отведенное время. От параллельного выполнения разных процессов желательно отказаться. При вынужденном включении в режим мультизадачности применяйте принцип серийности, попеременно чередуя внимание.
4. Перемещение. Офисные сотрудники особенно подвержены потере внимательности и сосредоточенности. Не засиживайтесь подолгу на месте, делайте небольшие разминки, переключайтесь.
5. Перерывы. Периодически устраивайте передышки, давая мозгу отдохнуть. Чрезмерная усталость вредит успешности, продуктивности труда, замедляет реакции, уменьшает способность к творческому, креативному мышлению.

Выводы

Многозадачность – сложное свойство психики, которым нужно уметь управлять. В противном случае она приносит вред: отнимает много сил, порождает путаницу и стресс. Успешные крупные компании отказываются от многозадачных режимов, делая ставку на более узкую специализацию.

На практике сотрудник с ограниченным кругом обязанностей обрабатывает больше проектов, выдает гораздо лучшее качество работы. Доскональное понимание сути задачи, сроков и механизмов ее реализации со стороны персонала имеет решающее значение в бизнесе. Взваливание на плечи специалистов целой горы разносторонних функций ставит под угрозу эффективность и успешность фирмы.