Обязательное использование PPO в 2022 году: как подготовиться, внедрить и работать без штрафов

С начала 2022 года использование PPO (регистраторы расчетных операций) станет обязательными для многих видов бизнеса, связанных со сбытом товаров и реализацией услуг. Предприниматели с легкой тревогой ожидают нововведения, ведь они чреваты штрафами и определенной неразберихой в вопросах как финансовых операций, так и отчетности. Рассказываем, для кого PPO станет обязательным в 2022 году, как правильно подготовиться и внедрить регистраторы, каких штрафов стоит ожидать и можно ли их избежать.

Почему предприниматели боятся РРО

Законы Украины № 128-IX и №129-IX от 20.09.2019 гласят о том, что с 1 января 2022 года использование РРО станет обязательным практически для всех предпринимателей. На внедрение РРО было выделено более 1,5 лет: в конце 2020 года инициатива была отсрочена, а также произошла отмена штрафов. Однако 2022 год начался с небольшого коллапса: массовое внедрение регистраторов повлекло за собой сбои, долгое ожидание ответов от служб технической поддержки и временный переход на наличный расчет. Например, в первую неделю января Дмитрий Дубилет, сооснователь программного РРО Checkbox и первого мобильного банка «Монобанк», отметил, что сбой системы стал настоящим испытанием, как для него, так и для команды.

Волнение предпринимателей не беспочвенное, ведь использование РРО – новшества, которые на этапе переходного периода будут доставлять неудобства. Рассмотрим самые популярные причины, из-за которых украинский бизнес пока отвергает регистраторы:

  • цены. Стоимость РРО не слишком высокая, но только на первый взгляд. Наземных точек продаж может быть несколько, поэтому регистраторы придется внедрять в каждую из них. Предприниматели обеспокоены необходимостью дальнейшего сервисного обслуживания РРО, а также потребностью в привлечении специалистов для обучения персонала;
  • дополнительные траты. С 2020 года в Украине можно использовать программные РРО, представители налоговой службы уже анонсировали такое решение в качестве бесплатного. Однако для работы с системой нужен носитель: ноутбук, смартфон или же планшет. Придется позаботиться о покупке рабочих устройств в каждую точку продаж, ведь продавцы не захотят использовать личные гаджеты для подобного софта;
  • замедление процесса продаж. Операции, проводимые через РРО, занимают больше времени, если сравнивать с ранее существовавшим форматом. Проблема не ударит по сегменту e-commerce, но является критичной для кафе, ресторанов, наземных магазинов – сфер, где наблюдаются очереди и высокий спрос;
  • обучение. Многие предприниматели сталкиваются с текучестью кадров: новый персонал нужно будет обучать работе с РРО повторно. Вполне вероятно, что вскоре в вакансиях для продавцов появится новый пункт «навыки/курсы работы с РРО» – это особо актуально для среднего и малого бизнеса, представители которого не могут позволить себе системное обучение новоприбывших сотрудников;
  • штрафы. Любые нарушения правил работы с РРО повлекут штрафы. Многократные нарушения могут стоит бизнесу очень дорого, также внедрены дополнительные санкции, например, за неподачу Z-отчета.

Непринятие РРО обусловлено и другими факторами, с которыми нововведение и будет бороться: теневые доходы. С помощью инициативы Государственная налоговая служба Украины сможет усилить контроль над доходами предпринимателей, что особенно волнует бизнесменов, ведущих нечестную игру. Речь идет о тех, кто фиксирует не все доходы, не имеет документов на товар и допускает иные нарушения. С внедрением РРО использовать теневые приемы будет практически невозможно, однако государство идет предпринимателям на уступки. Например, с сентября 2021 года приказом Минфина № 427 от 26.07.2021 г. было отменено обязательное программирование товаров, которое ранее пугало представителей бизнеса. Исключение – товары, являющиеся подакцизными, поэтому вопрос отсутствия документов на доминирующее количество групп продукции снят.

Кто обязан использовать PPO

Сегодня использование РРО – единственное решение для предпринимателей, которые хотят вести законный бизнес и соответствовать требованиям фискализации. Использовать РРО должны физические лица-предприниматели, относящиеся ко второй-четвертой группам. От регистраторов могут отказаться ФЛП 1 группы, являющиеся плательщиками единого налога (при соблюдении годового лимита дохода в размере 1 085 500 гривен), что не утешает крупных предпринимателей. 1 группа – это люди, осуществляющие торговлю на рынке или оказывающие услуги частным лицам, не имеющие возможности нанимать персонал. ФЛП 2-4 группы, а также общесистемщики, обязаны использовать РРО независимо от объема дохода или же вида деятельности.

Какие штрафы установлены для предпринимателей, игнорирующих закон

Представители уполномоченных органов уже дают разъяснения по поводу штрафов за неиспользование или неправильное использование регистраторов расчетных операций. Штрафы будут накладываться в случае выявления следующих нарушений в ходе проверки:

  • классический или программный РРО применяется, однако расчетная операция проведена не на полную стоимость реализованных товаров или услуг;
  • расчетные операции не проведены через регистратор с привлечением фискального режима работы;
  • расчетный документ в электронной или бумажной форме выдан не был.

Первое нарушение сулит предпринимателю штраф в размере 100% от сделки. Если в магазине с нарушениями была заключена сделка на 10 тысяч гривен, то такую же сумму придется уплатить в казну. При повторных инцидентах размер штрафа повышается до 150% – эту сумму придется уплачивать за каждое повторное нарушение, и здесь есть подводные камни. Если в ходе проверки будут выявлены неоднократные нарушения, то первое считается по ставке 100% от суммы продажи, следующие – по 150%. Условия распространяются и на реализацию товаров, и на работу с услугами.

Предприниматели должны помнить о том, что мораторий на проверки ФЛП в период карантина действует, но не распространяется на РРО. Представители налоговой службы могут в любое время проверить, подключил ли бизнес регистратор и ведет ли деятельность по правилам. Даже если в текущем году инспекторы не успеют проверить всех, то впоследствии будет осуществлен мониторинг документов за последние 3 года: откладывать внедрение РРО не стоит, как и налаживание правильной работы, обеспечивающей предупреждение штрафных санкций. Последние будут усиливаться и видоизменяться: до вступления закона о РРО в силу был отменен механизм «кэшбек», при котором покупатель имел право жаловаться на не фискальные чеки и получать вознаграждение.

Когда РРО не нужен

Вопрос о том, какие виды дистанционных платежей не будут требовать использования РРО остается открытым. Единственный утвержденный сегодня вариант – оплата по реквизитам в форме банковского перевода, для которой регистратор не требуется. Если для оплаты товара клиент использует наличные или банковскую карту, то без РРО невозможно обойтись. Безналичные операции с привлечением карты – это движение средств между счетами, что накладывает на продавца обязательства по применению регистратора.

Какой РРО лучше выбрать

До начала выбора рекомендуется ознакомиться с Государственным Реестром РРО Украины, чтобы предупредить ошибки. Если устройство не входит в перечень, то предприниматель может получить отказ в регистрации. Можно выбрать программный РРО – новинку для украинских предпринимателей, которая была внедрена в 2020 году и существенно превосходит по уровню удобства классические «настольные» модели:

  • регистрация за несколько часов;
  • возможность осуществлять управление с любого устройства – от смартфона до планшета или персонального компьютера;
  • моментальная фискализация продаж с хранением чеков на сервере;
  • Z-отчеты передаются в налоговую службу автоматически;
  • повышенная компактность. Кассовые аппараты и другие модели занимают место, с программными решениями удается экономить пространство в маленьких наземных точках продаж;
  • клиент получает электронный чек, распечатка бумажного – по требованию;
  • можно использовать бесплатные государственные решения или же купить программу у любого разработчика, чьи условия устраивают предпринимателя;
  • есть аварийные режимы. Например, если связь между программой и фискальным сервером отсутствует, то софт функционирует в офлайн-режиме, средний срок которого достигает 36 часов. Реализована возможность использовать резервный регистратор.

Во время выбора РРО все же стоит отталкиваться не только от удобства, но и от масштаба бизнеса. Эксперты акцентируют внимание на том, что для небольших кафе, наземных магазинов или же булочных идеально подходят кассовые аппараты на базе Android – это многофункциональные устройства, стоимость которых достигает 4-8 тысяч гривен. К цене нужно добавить 300-400 гривен, которые уйдут на ежемесячное сервисное обслуживание. В таких аппаратах реализован принтер для распечатки чеков, сканер штрих-кодов, кассовое программное обеспечение с возможностью подстройки под специфику бизнеса.

Третий вариант – фискальный регистратор, он хорош для предпринимателей, которые уже внедрили автоматизированный учет деятельности. Его можно подключить к персональному компьютеру или имеющейся POS-системе, чтобы вести учет и выдавать чеки установленного образца. Фискальные регистраторы эффективны в интернет-магазинах и сферах, где нужно быстро обслуживать клиентов – это SPA-центры, ремонтные мастерские, ломбарды, крупные точки общественного питания и другие. Компании по доставке и интернет-магазины с собственным штатом курьеров могут использовать переносные кассовые аппараты.

Платные и бесплатные программные РРО

Возвращаясь к программными РРО, стоит выделить платные решения, заслужившие доверие украинских предпринимателей. Можно сделать выбор в пользу следующих вариантов:

  • Checkbox. Первый месяц использования – тестовый и является бесплатным, как и настройка. В следующие месяцы абонплата составляет 149 гривен, цена указана за одну кассу;
  • Fondy. Сервис, который работает с любыми CMS, доступны широкий выбор интеграций и содействие в подключении. Цены разные, их нужно уточнять у менеджера.

На сайте Государственной налоговой службы Украины доступны тестовые программные РРО, ориентированные на операционные системы Android и Windows: ведомство должно было разработать их, и обеспечить свободное скачивание для всех предпринимателей. Налоговики уточняют, что программные решения более удобные, чем классические: после внедрения все чеки будут храниться на государственном сервере, что облегчит работу.

Как зарегистрировать классический РРО

Процедура максимально упрощена: заявителю нужно обратиться в контролирующий орган по месту, где он зарегистрирован в качестве налогоплательщика или же там, где функционируют подразделения компании (потребуется код ЕГРПОУ юрлица). Для регистрации нужно подготовить бумажное или электронное заявление (форма №1-РРО), срок рассмотрения которого составляет 2 дня. К заявлению необходимо приложить дополнительные документы:

  • копии документов, подтверждающих приобретение регистратора и право собственности или аренды помещения, в котором устройство будет использоваться;
  • копию договора с центром сервисного обслуживания аппарата;
  • копию паспорта РРО и модема, если он является внешним.

Если заявление не будет удовлетворено, то в ответе контролирующего органа укажут причину: РРО не входит в государственный реестр, регистрация уже была пройдена, иные. В случае положительного ответа фискальный номер РРО будет зарезервирован и внесен в информационную систему налоговой службы. После этого – решение технических вопросов с центром сервисного обслуживания, опломбировка и ввод в эксплуатацию РРО, что выполняется в срок, установленный законодательством: 3 суток после того, как налоговая служба проведет резервирование.

Программные решения более простые. Регистрация занимает 2-3 часа, большую часть забот берет на себя подрядчик, в случае использования бесплатного софта предприниматель может привлечь стороннего специалиста. Инструкции по настройке и использованию уже доступны, они есть в открытом доступе. Внедрение силами стороннего специалиста обойдется в 500-700 гривен.

В заключение

Внедрение РРО кажется сложным и практически неосуществимым вопросом, однако на практике процедура максимально упрощена и доступны бесплатные решения для украинских предпринимателей. Во избежание штрафов важно обучить персонал: любая ошибка продавца может дорого обойтись бизнесу. При выборе РРО важно учитывать особенности бизнеса: способы оплаты, форма работы (офлайн или онлайн), вероятность наложенных платежей, суточный объем заказов, наличие курьерской службы и другие. В случае использования классических аппаратов обязательно убедитесь в том, что они внесены в государственный реестр. При выборе программных вариантов – обратитесь за помощью к профильному специалисту или подрядчику, сотрудники которого проведут установку, настройку и обучение вашего персонала.

Еще нет своего магазина?
Создайте интернет-магазин на платформе InSales
Всё для продаж уже внутри!
Возможно вам также будет интересно:

12 ошибок в карточках товаров, снижающих продажи в интернет-магазине

18.01.2022
Ошибки, допускаемые при оформлении карточек товаров в интернет-магазине, способны существенно снижать конверсию. Проблемы с орфографией, неподходящие изображения, длинные названия или...

9 трендов для повышения охватов в социальных сетях в 2022 году

14.01.2022
Украинская аудитория Facebook и Instagram постоянно возрастает: за год количество новых пользователей увеличивается на 1 миллион. Социальные сети давно перестали...

Транзакционные продажи: особенности и чек-лист по внедрению

11.01.2022
Исследователь проблем маркетинга Нил Рэкхем выделяет три типа продаж: консультационные, стратегические и транзакционные. Последний вид наиболее выгодный и эффективный для...

Тренды электронной коммерции 2022: встречаем новый год и подводим итоги уходящего

06.01.2022
В прошедшем году сфера электронной коммерции претерпела ряд изменений, укрепив свои позиции в глобальных розничных и оптовых продажах. Самоизоляция и...

4 этапа формирования спроса на новый товар: правила с примерами

06.01.2022
Спрос на товары или услуги – дело тонкое. У потенциальных покупателей всегда есть любимые бренды, приоритетные продукты или то, что...

Как увеличить прибыль интернет-магазина в 2022 году: обзор проверенных методов

05.01.2022
Высокие продажи – мечта каждого владельца интернет-магазина, однако к их стимулированию нужно прилагать усилия. Выгодные предложения, бесплатная доставка и низкие...

Какие товары будут популярны весной 2022 года: список лучших для интернет-магазина

05.01.2022
В 2022 году ситуация на рынке e-commerce продолжает оставаться нестабильной. Новые волны коронавирусной инфекции и карантинные меры оставляют минимальные шансы...

10 трендов SEO, которые появятся в 2022 году

04.01.2022
Ежегодно SEO-тренды изменяются, задавая тон маркетингу, поисковому продвижению и стратегии работы с клиентами. В 2021 году основными трендами стали модель...

Тренды digital-маркетинга: 10 самых популярных рекламных инструментов в 2022 году

03.01.2022
С 2020 года доля интернет-торговли выросла примерно на 60%, что обусловлено карантином и самоизоляцией. Стремясь сократить цепочку социальных контактов, клиенты...

Начните бесплатно!

Получите все и сразу: поддержку 24х7, адаптивные шаблоны, рекомендации по продвижению

Создайте интернет-магазин за 1 день
Все для продаж уже внутри
Самостоятельно ・ Без программистов ・ Надежный хостинг ・ Поддержка 24×7 ・ Готовые шаблоны дизайна・ Продвижение・ Интеграции оплаты, доставки и 1С
Выберите язык сайта
Виберіть мову сайту
Українська
Русский